Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Возможности электронной цифровой подписи для работы с документами и участия в электронных торгах невозможно переоценить. Компания, которая обладает такой подписью, получает широкий доступ к работе с крупнейшими электронными торговыми площадками и усиливает эффективность документооборота. Один из примеров продукции с ЭЦП - ЗАО «Калуга Астрал».

Кроме того, получение квалифицированной электронной цифровой подписи - это доступная всем желающим возможность, которую можно осуществить всего за 30 минут. При этом стоит обратить внимание на возможности сертифицированных удостоверяющих центров, предлагающих широкий выбор тарифных планов по ЭЦП, с возможностью подключения дополнительных опций.

Необходимость наличия ЭЦП возрастает в силу ее значимости в электронном документообороте крупных предприятий, а также ее неотъемлемости в участии в электронных торгах. Если вы собираетесь передавать отчетность в контролирующие органы в электронном формате, то вы обязательно нуждаетесь в электронной цифровой подписи.

Перед началом процесса получения ЭЦП необходимо определить, в каких целях вы будете ее использовать, а также оформить ее в соответствии с правилами и требованиями специальных удостоверяющих центров.

Существует 3 вида электронной цифровой подписи (ЭЦП):

1. Простая электронная подпись - это метод подтверждающий отправку документа определенным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись - это метод, который устанавливает отсутствие изменений в документе с момента подписания.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись - это сочетание первых двух видов, которое имеет юридическую силу, сравнимую с обычной подписью от руки. Кроме того, данный вид ЭЦП более защищен и обладает бо́льшим потенциалом. Для этого метода использование двух ключей - открытого и закрытого, которые работают только в комбинации. Кроме того, справедливость владельца данной подписи подтверждается через сертификат ЭЦП, который действителен на протяжении 365 дней. Усиленную квалифицированную ЭЦП применяют для госзакупок, ответственных сделок и официальных документов.

Необычайно трудно подделать даже простые виды ЭЦП - для такой операции понадобится значительное количество вычислительных мощностей, которые даже современное программное обеспечение выполнит дольше времени, чем действительно подписанные документы. В целях повышения уверенности владельца в этом инструменте, его электронная цифровая подпись может быть страхована.

В электронных торгах немаловажную роль играет электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Она удостоверяет каждое предложение участника и подтверждает его серьезность в желании заключить государственный контракт по предлагаемой цене, согласно условиям аукционной документации.

ЭЦП также понадобится для заверения заявки на участие в электронном аукционе. Следует отметить, что ключи ЭЦП необходимы всем сотрудникам компании-участника аукциона, занимающимся регистрацией и непосредственным участием в торгах, а также для подписания госконтракта.

Получить ключ для использования ЭЦП можно только лично в удостоверяющем центре, который ее оформляет. Поэтому стоит заложить расходы на эту процедуру, если вы планируете участвовать в электронных торгах. Необходимость оперативного реагирования на действия конкурентов и успех в подаче самого низкого ценового предложения в данном случае крайне велика.

В настоящее время все больше предприятий переходит на электронный документооборот. Это позволяет снизить расходы на оформление документов. Кроме того, все документы укладываются в единую базу, к которой есть доступ у каждой группы сотрудников.

Применение ЭЦП является неотъемлемой частью внутренних и внешних бизнес-процессов, которые, зачастую, требуют подписания документов. Использование ЭЦП позволяет перевести эти операции в электронную форму, а также заверять целые пакеты документов, не тратя время на подписание каждого документа по отдельности.

Как получить ЭЦП?

Обращение в сертифицированный удостоверяющий центр и оформление заявки являются единственными нужными шагами для получения электронно-цифровой подписи (ЭЦП), если вы планируете использовать ее для электронных торгов или документооборота.

Для получения ЭЦП юридического лица необходимы следующие документы:

• копия паспорта заявителя (заверенная печатью компании);
• копия устава организации (заверенная организацией);
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет (заверенная печатью компании);
• копия приказа о назначении руководителя организации (заверенная организацией);
• документ, подтверждающий оплату услуг по получению ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП физическому лицу, достаточно подать заявку, приложив заверенную у нотариуса копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Производство ЭЦП для электронных торгов или любых других целей занимает немного времени и производится сразу при вас. Автоматическая генерация кодов и запись их на носитель — все это осуществляется удостоверяющим центром. Следует отметить, что удостоверяющие центры гарантируют конфиденциальность данной информации, и она не будет скопирована и использована кем-либо, кроме вас. Процесс получения ЭЦП можно сравнить с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Для того чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно обратиться в специализированные удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую сертификацию. Обратите внимание, что выбранный Вами центр должен иметь возможность работать с органами и службами, которым Вы планируете предоставлять заверенную электронную подпись.

Один из таких удостоверяющих центров, «Калуга Астрал», имеет официальные представительства в Санкт-Петербурге, Москве и Калуге, а также аккредитацию в Минкомсвязи России. В работе используется сертифицированное оборудование и программное обеспечение, включая различные инновации компании.

В представительствах «Калуга Астрал» возможно приобрести ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. С помощью заверенных подписей станет проще предоставлять отчетность в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР и ФСТ, а также вести электронный документооборот. В случае возникновения затруднений при использовании электронной подписи, специалисты круглосуточной службы поддержки окажут необходимую помощь.

Фото: freepik.com