Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - это деньги, особенно в современном бизнесе, где неэффективность может привести к финансовым потерям. В этой статье мы расскажем о технологии сравнения документов от одного из лидеров в этой области - компании ABBYY. Использование специальных программных средств, таких как та, которую предлагает ABBYY, позволяет значительно уменьшить время, затрачиваемое на сравнение документов, а также снизить процент ошибок и повысить эффективность бизнеса.

Так, в связи со сравнением и поиском отличий в многостраничном документе с помощью программы, потребуется несколько минут, что является значительно быстрее, чем ручное сравнение. К тому же, интеграция функции сравнения в уже имеющуюся корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не требует дополнительных временных затрат на обучение сотрудников.

Некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать практически любые виды документов, представленных в различных форматах, таких как doc, rtf, txt, jpg и т. д. При выборе программы для покупки интеллектуальной системы обработки информации, следует отдавать предпочтение проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

Применение автоматизированных программных средств для сравнения документов может значительно ускорять процесс, а также снижать процент ошибок. Это особенно актуально в случаях, когда потребуется сверить договора или поискать несоответствия между копиями. При ручном выполнении таких операций затрачивается много времени у сотрудников, что, в конечном итоге, может привести к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор. Автоматизация этих процессов позволяет сократить сроки обработки, сэкономить время и исключить ошибки, что повышает эффективность бизнеса.

Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.

Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.

Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.

Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.

Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.

В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.

Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.

ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.

Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.

Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?

Новый инструментарий ScanDifFinder SDK от компании ABBYY помогает создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Число компаний, использующих эту технологию, постоянно растет. Рассмотрим два примера успешной интеграции ScanDifFinder SDK в бизнес-процессы компаний.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро» входит в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент» и управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба компании еженедельно обрабатывает более 80 договоров, проверку которых необходимо проводить вручную. Это отнимает много времени и требует повышенного внимания, так как ошибки в сверке договоров могут вызвать серьезные финансовые риски. Руководство компании решило внедрить в свою систему технологию автоматизированной обработки документов от ABBYY, чтобы оптимизировать процесс сравнения договоров.

ScanDifFinder SDK был интегрирован в систему «1С: Документооборот». Процесс сверки протекает в фоновом режиме. ABBYY ScanDifFinder SDK автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, и моментально находит несоответствия с текстом согласованной версии. Результат проверки сохраняется в базе данных. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK время, затрачиваемое сотрудниками юридической службы на сверку договоров, значительно сократилось, а риск подписания некорректной версии свелся к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» - один из лидеров в сегменте ECM-решений. Компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», основанного на технологии ScanDifFinder SDK. Решение предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.

Контрагент подписывает документ, переданный ему сотрудником организации. Копию необходимо сверить с оригиналом. Для этого пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и нажимает кнопку «Сравнить». Открывается окно мастера сравнения с двумя полями, в которые следует загрузить оригинал и копию документа (как правило, это скан-образ). Далее требуется выбрать язык и активировать настройки, например игнорирование изменений пунктуации и т.д. ABBYY ScanDifFinder SDK быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Оба вышеописанных кейса отражают главное преимущество ScanDifFinder SDK: надежность и точность в работе, быстрота обработки документов, а также удобство и простота использования технологии в бизнес-процессах любой компании.

Фото: freepik.com