Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture - отличное решение для работы в области документооборота в бухгалтерии. Оно позволяет справляться с массой информации при сдаче отчетности по НДС в налоговую. Количество бумажных документов от поставщиков в конце месяца может значительно возрасти. Если в обычный день необходимо обработать 20-30 документов, то в конце месяца таких документов может быть несколько сотен ежедневно. Вручную выполнить такую работу очень трудно, вероятность ошибок и неточностей возрастает. Необходимо также подчеркнуть, что каждый документ должен соответствовать требованиям законодательства, иначе возможны претензии и штрафы от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерии постоянно поступают электронные документы, которые также необходимо проверять и вводить в систему.
ABBYY FlexiCapture - это универсальная платформа, которая способна оптимизировать важные бизнес-процессы, связанные с документооборотом в бухгалтерии. Эта платформа является идеальным решением в ситуации, когда документы поступают в систему единым потоком и имеют любую форму, без предварительной сортировки.
Благодаря использованию ABBYY FlexiCapture, работа бухгалтера становится намного проще. Сотрудник бухгалтерии запускает приложение на своём компьютере и сканирует необходимые документы или загружает уже присланные электронные копии. Затем ABBYY FlexiCapture сам проводит все необходимые действия: распознаёт ключевые поля и информацию, содержащуюся в них. После этого документ переходит к бухгалтеру, который проверяет правильность ввода информации и/или вносит необходимые корректировки. Для того, чтобы сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture особенно полезен для компаний с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Он позволяет удалённо собирать данные на местах, т.е. из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Эта система способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они размещены на разных страницах. При обработке многостраничных документов порядок страниц не имеет значения.
ABBYY FlexiCapture обеспечивает быстроту работы и повышает точность итоговой информации благодаря своим технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). Работа с бумажными документами уменьшается в 3-10 раз, а точность обработки повышается в 10 (!) раз. Данный программный продукт окупается за 3 месяца - 1 год благодаря разумной стоимости и низким затратам на его внедрение и последующее сопровождение.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Один из крупнейших розничных банков России - "Открытие". Финансово-кредитное учреждение входит в топ-15 крупнейших страны. Ежедневно банк обрабатывает около 1500-2000 различных документов, включая чеки, платежные требования, поручения и т.д. Ранее сотрудники ручным образом обрабатывали эти документы, это забирало большую часть рабочего времени и влекло за собой риски для банка. Организация решила упростить обработку данных, повысить эффективность и снизить затраты.
В январе 2014 года банк внедрил систему ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года - в филиалах. Теперь программа используется для сканирования, контроля бухгалтерских и финансовых документов и верификации. Автоматизация практически полностью исключает возможность мошенничества и ошибок, связанных с человеческим фактором. Благодаря точности обработки информации трудозатраты снизились в 30 раз. Бэк-офис полностью унифицировал весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов, что полностью освободило квалифицированных работников от рутинной работы.
Будущие планы банка - автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор», компания-дочернее предприятие крупнейшей мировой нефтегазовой корпорации, ОАО НК «Роснефть», также применяет решения ABBYY для эффективной и автоматизированной обработки различной информации.
Для уменьшения расходов, предотвращения утери и повреждения бумажных оригиналов и увеличения скорости обработки первичных бухгалтерских документов, организация приняла решение перейти на электронный документооборот. Также, было необходимо организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и отправлять отчетную бухгалтерскую документацию в формате электронной почты. Компания решила использовать систему управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
В работе организации используется следующее решение. Вначале, сотрудник сканирует документ, затем программа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает и анализирует документ, определяет его тип и сверяет его оформление и комплектацию. Затем сотрудник проверяет правильность распознавания информации. После этого документ попадает на сервер для согласования. Система также выполняет функции напоминания о передаче документов в архив, формирования реестра приема-передачи, а также использование штрих-кодов для верификации бумажных документов с их электронными версиями. Программа позволяет автоматизировать широкий диапазон операций, связанных с бухгалтерским документооборотом, а также высылает контрагентам электронные копии документов после их согласования, использует массовые выгрузки при поиске информации.
Благодаря использованию этой системы, сроки обработки и внесения документов в систему были значительно сокращены, а точность сверки документов увеличилась. Решение было успешно использовано в компании более 2-х лет, организовано более 40 шаблонов и в год обрабатываются свыше 1 миллиона страниц документов.
Одной из крупнейших мировых компаний в производстве стали является группа Магнитогорского металлургического комбината (ММК), которая лидирует на российском рынке металлургии. В 2011 году внутри компании уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, но они были недостаточно гибкими и не допускали изменений в параметрах работы. Поэтому было решено запустить новое решение, которое позволит оперативно менять шаблоны документов, не затрагивая разработчика.
Основной задачей при внедрении нового решения было обеспечить быстрое сканирование, распознавание и передачу документов в информационную систему компании, а также автоматизировать обработку первичной бухгалтерской документации. Для этого было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое могут развивать сотрудники IT-подразделения компании. Кроме того, это решение легко интегрируется в уже существующую систему, что обеспечило ускорение и упрощение процесса обработки. Теперь каждый месяц большое количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных сканируется и распознается с помощью системы ABBYY FlexiCapture.
Данное решение не только помогло ММК повысить эффективность обработки первичной бухгалтерской документации, но также показало свою универсальность и применимость во многих отраслях, где ведение бухгалтерского учета является обязательным. Особенно это востребовано в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где автоматизированная обработка документов значительно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com